การเขียนอีเมล์ธุรกิจ

เวลาที่เราจะปิดจบการสนทนานั้น จำเป็นที่จะต้องกล่าวคำส่งท้าย ประโยคเหล่านี้เรียกว่า 結びの挨拶 　むすび　の　あいさつ　(การกล่าวปิดบทสนทนา) ในการติดต่อการทางอีเมล์ที่เราไม่สามารถเห็นหน้าค่าตาของอีกฝ่ายได้ การลงท้ายให้เหมาะสมนับว่ามีความสำคัญมาก ถึงมากที่สุด เพราะสิ่งเหล่านี้จะส่งผลให้การติดต่อธุรกิจเป็นไปได้อย่างราบรื่น และสร้างความเชื่อมั่นแก่อีกฝ่าย ต่อไปนี้คือตัวอย่างการลงท้ายเพื่อจบการสนทนา ซึ่งจะเลือกใช้อันไหน ก็ขึ้นอยู่กับการติดต่อว่าอยู่ในขั้นตอนไหน

ในกรณีที่จะจัดกาประชุมขึ้น ควรที่จะต้องแจ้งให้ผู้เกี่ยวข้องทราบเกี่ยวกับวัน เวลา สถานที่ รวมไปถึงรายยชื่อของผู้ที่จะเข้าร่วมการประชุมด้วย อีกครั้งควรแจ้งให้ทราบล่วงหน้าเป็นเวลาพอสมควร เผื่อว่าอีกฝ่ายจะขอเปลี่ยนแปลงในรายละเอียด เช่น ขอเปลี่ยนสถานที่ เปลี่ยนวันเวลา หรือแม้แต่ผู้เข้าร่วมการประชุม

ในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงโยกย้ายตำแหน่งในที่ทำงาน จะส่งผลให้เกิดการเปลี่ยนแปลงเนื้อหาในงานที่เราต้องรับผิดชอบด้วย หากเราถูกโยกย้ายไปทำงานในตำแหน่งงานใหม่ เราก็ควรที่จะแจ้งลูกค้าเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงดังกล่าว เพื่อให้ลูกค้าสามารถติดต่อประสานงานได้อย่างไม่ติดขัด . เนื้อหาในอีเมล์ จะแจ้งเรื่องของการโยกย้ายตำแหน่ง รวมถึงผู้รับผิดชอบใหม่ว่า ชื่ออะไร สามารถติดต่อได้ทางไหนบ้าง ก็เป็นอีกรูปแบบหนึ่งที่สำคัญที่เราควรศึกษา เพื่อนำไปปรับใช้กับงานของตนเอง . ทีเซนเซ

ในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงโยกย้ายตำแหน่งในที่ทำงาน จะส่งผลให้เกิดการเปลี่ยนแปลงเนื้อหาในงานที่เราต้องรับผิดชอบด้วย หากเราถูกโยกย้ายไปทำงานในตำแหน่งงานใหม่ เราก็ควรที่จะแจ้งลูกค้าเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงดังกล่าว เพื่อให้ลูกค้าสามารถติดต่อประสานงานได้อย่างไม่ติดขัด . เนื้อหาในอีเมล์ จะแจ้งเรื่องของการโยกย้ายตำแหน่ง รวมถึงผู้รับผิดชอบใหม่ว่า ชื่ออะไร สามารถติดต่อได้ทางไหนบ้าง ก็เป็นอีกรูปแบบหนึ่งที่สำคัญที่เราควรศึกษา เพื่อนำไปปรับใช้กับงานของตนเอง . ทีเซนเซ

เนื้อหาของอีเมล์รายงานประเภทนี้ เป็นการรายงานให้ผู้บังคับบัญชาทราบ เกี่ยวกับการเข้าร่วมงานสัมมนาของตนที่ผ่านไปแล้ว ซึ่งในเนื้อหาของอีเมล์ เราควรระบุให้ชัดเจนว่า งานสัมมนาดังกล่าวจัดขึ้นที่ไหนและเมื่อไหร่? หน่วยงานใดเป็นผู้จัด? รวมไปถึงเราต้องเขียนวัตถุประสงค์ของการเข้าร่วมสัมมนา สิ่งที่เราได้รับจากการสัมมนา และอื่นๆ ลงไป โดยเขียนให้มีลักษณะที่กระชับ และเข้าใจง่าย

เป็นอีเมล์ที่แจ้งการเปลี่ยนแปลงเวลา

เนื้อหาของอีเมล์ประเภทนี้ เป็นการแจ้งให้พนักงานภายในหน่วยงานทราบและปฎิบัติ หรือหาทางแก้ไขในกรณีที่อาจเกิดข้อขัดข้องที่เกี่ยวกับการทำงาน . ในอีเมล์ตัวอย่าง เป็นอีเมล์แจ้งเกี่ยวกับการบำรุงรักษาเครื่องเซิร์ฟเวอร์ (คอมพิวเตอร์)ซึ่งในเนื้อหาของอีเมล์ ผู้แจ้งจะเขียนที่มาของประกาศ รวมไปถึงวัน เวลา ที่จะทำการซ่อมบำรุง เพื่อเป็นการแจ้งให้พนักงานทุกคนได้เตรียมตัวจัดการงานที่มีความจำเป็นต้องสื่อสารโดยผ่านระบบเซิร์ฟเวอร์ หรืออินเทอร์เน็ต โดยพนักงงานแต่ละคนอาจแจ้งลูกค้าที่อยู่ในความดูแลของตนหรือผู้ที่เกี่ยวข้องให้ทราบถึงความไม่สะดวกที่อาจเกิดขึ้นในการติดต่องาน ตามวันและเวลาดังกล่าว . ต่อไปนี้คือตัวอย่างการเขียน ซึ่งผู้อ่านสามารถนำไปปรับใช้ได้ตามความเหมาะสม

เนื้อหาของอีเมล์ประเภทนี้ เป็นขอร้องคนในหน่วยงานเดียวกัน แต่อยู่คนละแผนกเพื่อให้ช่วยแก้ไขปัญหาให้ . ในอีเมล์ตัวอย่าง เป็นอีเมล์ขอร้องให้ช่วยตรวจสอบแก้ไขปัญหาการคีย์ข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์ ว่ามีปัญหา เวลาที่ปล่อยให้ช่องบางช่อง เช่น การแยกวิธีส่งสินค้า, ปลายทางการส่งสินค้า, วันที่ต้องการให้จัดส่งสินค้า ฯลฯ นั้นว่างเว้นไว้ (blank - ) โดยไม่กรอกลงไป ก็ทำให้เกิดการ error ที่หน้าจอขึ้นมา... การทำงานจริง แน่นอนว่า ปัญหาเหล่านี้มักเกิดขึ้นเสมอ เราเองในฐานะพนักงาน ก็ต้องการทางแก้ไข และการแก้ไขที่ถูกต้องและดีที่สุดก็คือการให้ผู้เชี่ยวชาญที่อยู่ในองค์กรช่วย ลักษณะของการแจ้งปัญหา เราควรแจ้งให้ชัดเจน ว่าเกิดปัญหาตรงจุดไหน เพื่อให้อีกฝ่ายสามารถแก้ไขได้อย่างตรงจุดและรวดเร็ว ในทางกลับกัน หากเราเป็นผู้รับการร้องขอ ในฐานะทำงานด้านระบบที่เกี่ยวข้องกับทางเทคนิค ก็จะสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ... (หลายท่านทำงานที่ญี่ปุ่นด้านวิศวกรรม และมีความสามารถด้านภาษาญี่ปุ่นที่ดีมาก) สำหรับผู้ที่ทำงานล่ามแล้ว การที่เราเรียนรู้อีเมล์เหล่านี้ย่อมมีประโยช์ต่องานเป็นอย่างยิ่ง เพราะเมื่อเกิดปัญหาใด ๆ หรือมีความจำเป็นต้องล่ามเกี่ยวกับเอกสาร การรู้ศัพท์ทางธุรกิจ ที่เป็นศัพท์เฉพาะเหล่านี้ จะทำให้เกิดความมั่นใจในการสื่อสาร และทำให้การสือสารบรรลุวัตถุประสงค์...

社内向けのメール ( อีเมล์ภายในบริษัท) 備品購入申請書 （び ひん こうにゅう しんせいしょ） (ใบคำร้องขอซื้อพัสดุภัณฑ์) . เนื้อหาของอีเมล์ประเภทนี้ เป็นการยื่นความจำนงในการสั่งซื้อพัสดุภัณฑ์ที่จำเป็นต้องใช้ในการทำงาน . ในอีเมล์ตัวอย่าง เป็นการยื่นความจำนงขอให้สั่งซื้อหน้าจอคอมพิวเตอร์ เนื่องจากที่ใช้อยู่นั่นพังไปแล้ว ก็จะมีการแจงรายละเอียดว่า หน้าจอดังกล่าวนั้นเป็นประเภทใด ระบุจำนวน ราคา รวมไปถึงแนบลิงค์หรือเอกสารที่เกี่ยวข้องกับตัวสินค้าที่ต้องการให้เรียบร้อย

社外向けのメール ( อีเมล์ภายนอกบริษัท) 商品価格改定のお知らせ （しょうひん か かく 　かいてい　の　おしらせ） (แจ้งการกำหนดราคาสินค้าใหม่) . เนื้อหาของอีเมล์ประเภทนี้ เป็นการแจ้งการเปลี่ยนแปลงราคาสินค้าให้อีกฝ่ายทราบ (บริษัทนอก) เช่น ซัพพลายเยอร์ ส่งมาให้เรา